Duplicazione Fiches Stornata

Dalla prossima versione è possibile effettuare la duplicazione di una fiche già stornata.

Come effettuare la duplicazione

Una volta effettuato lo storno di una fiches, il pulsante "Storna" viene automaticamente modificato in "Duplica Fiche".

Conferma duplicazione

Alla pressione del pulsante viene richiesta la conferma dell'operazione.

Finito!

Insite provvede alla creazione in automatico di una nuova fiche ed alla duplicazione dei dati. La nuova fiche rimane selezionata ed in stato aperto, quindi successivamente è possibile modificarla, chiuderla o eventualmente cancellarla.

Modifiche Collegamento Insite-POS

Grazie alle operazioni di test effettuate dai saloni JLD di Bergamo e Curno, nella prossima versione troverete delle modifiche che qui vi spiego.
Vi ricordo che gli aggiornamenti di Insite vengono inviati solo i Lunedì, Martedì o Mercoledì e mai negli altri giorni (salvo casi eccezionali).

1. Effettuare la chiusura del POS anche per gli utenti non abilitati alla chiusura cassa

La chiusura del POS è attualmente possibile solo dalla maschera di chiusura cassa. Così, nel caso in cui il personale presente la sera non abbia abilitato tale funzione, si ritrova nell'impossibilità di poter effettuare la chiusura del pos, obbligatoria almeno una volta al giorno. Ovviamente è sempre possibile chiudere manualmente il pos agendo sul tastierino, ma così facendo, Insite non ha più la possibilità di controllare anche tale operazione.
Per questo motivo è stata introdotta una nuova modalità di accesso alla chiusura cassa che prevede la possibilità di inibire la visualizzazione dello storico incassi: viene mostrata difatti soltanto la giornata corrente.
La corretta abilitazione può essere fatta solo da personale di sede. Vi preghiamo di specificarci se e a quali utenti vorreste abilitata tale funzionalità commentando la pagina o inviando una email al responsabile.

2. Impostare il POS perché si chiuda automaticamente a mezzanotte nel caso di mancata chiusura

Questa possibilità prevede la configurazione del POS in modo tale che la chiusura sia fatta in automatico nel caso mancasse. Abbiamo richiesto la fattibilità di tale soluzione direttamente a KeyClient, dal momento che è attiva nei POS Setefi, ed alcuni saloni facevano affidamento su tale funzionalità.
E' ovvio che tale configurazione deve essere intesa come ultima chanches, dal momento che rimane necessario chiudere il POS tramite Insite.
La procedura dovrà essere fatta da personale specializzato e viene fatta solo su richiesta.

3. Inibita la stampa automatica dei totali parziali durante il "cassa turno"

Insite prevede attualmente che i totali parziali richiesti al POS durante l'inserimento della riga di passaggio cassa venissero stampati su rotolo.
Nella prossima versione verrà inibita tale funzione, dal momento che alcuni operatori confondevano tale informazione con lo scontrino di chiusura finale. E' capitato, quindi, che la chiusura finale non venisse fatta perché si pensava che fosse stata già fatta in Insite, mentre Insite richiedeva solo i parziali e non la chiusura della giornata.
E' comunque possibile richiedere la stampa cartecea del totale parziale agendo sul pulsante mostrato in figura.

4. Aggiunta possibilità di filtrare le fiches con pagamento elettronico in Gestione Fiches

Nella visualizzazione "Fiches Chiuse", agendo sulla voce "Solo Pagamenti Elettronici", sarà possibile mostrare solo le ricevute/scontrini chiusi con pagamento POS, semplificando un eventuale confronto a mano delle ricevute cartacee del POS (quelle firmate dal cliente, per intenderci).

Conclusione

Ringrazio i saloni di Bergamo e Curno per i suggerimenti che ci permettono di fare di Insite un programma per semplificare il vostro lavoro. Nel caso abbiate altri suggerimenti, potete commentare questa pagina o inviare una mail al vostro referente.

Collegamento diretto con il POS

Insite nelle installazioni con il pos Ingenico ICT220 ethernet, permette il collegamento diretto con il POS (in gergo si chiama EFT/POS, electronic funds transfer at point of sale, ossia trasferimento fonti elettronici nel punto vendita).
Significa che è possibile far avviare automaticamente una transazione POS direttamente da Insite, senza, quindi, dover obbligare l'operatore di cassa ad inserire il totale transazione (esattamente come succede nei supermercati, per intenderci).
Questo meccanismo permette di ovviare agli errori di battitura e garantisce un maggior controllo sul corretto utilizzo del POS.
C'è anche un, seppur marginale, risparmio sui rotoli, dal momento che, se la stampante fiscale lo permette, la ricevuta del pos appare in coda allo scontrino.

Come avviare una transazione POS

Niente di più semplice!
E' sufficiente selezionare la modalità di pagamento che prevede tale possibilità, nell'esempio BANCOMAT o CARTA DI CREDITO.

Pannello Comunicazione con il POS

La transazione parte automaticamente.
Verrà chiesto all'operatore di inserire la carta elettronica nell'apparato e di confermare l'operazione premendo il pulsante VERDE. Successivamente il cliente potrà inserire, nel caso di bancomat, il pin tramite la pin-pad.
A transazione eseguita verrà stampato lo scontrino/ricevuta. Nel caso di problemi (ad esempio, plafond insufficiente o carta bloccata) viene mostrato a video il messaggio.

Annullare l'Operazione

E' possibile annullare l'operazione di pagamento se il cliente non ha ancora inserito il PIN oppure non si è dato conferma tramite il tasto verde.
Per annullare la transazione è OBBLIGATORIO premere il pulsante ROSSO sulla tastiera del POS.
Può capitare che la transazione non si annulli in tempi brevi: il tal caso è possibile premere il pulsante ANNULLA presente nel pannello.
NB: questa è una procedura di emergenza, utilizzarla quando la procedura standard non consente di bloccare la transazione.

Storno Operazione

L'operazione di storno POS è possibile SOLO con l'ultima transazione.
Avviare lo storno come di consueto: verrà mostrato il pannello "Comunicazione con il pos.." indicante l'attività "Storno operazione".
L'operatore di cassa dovrà inserire OBBLIGATORIAMENTE la carta del cliente e confermare l'operazione. Nel caso di bancomat non è necessario reinserire il PIN.

Chiusura Serale

La sera è OBBLIGATORIO procedere alla chiusura del POS.
La chiusura viene effettuata agendo sul pulsante "Chiudi POS" nella maschera "Giornale di Cassa".

Richiesta Parziali Giornata

E' possibile in ogni momento richiedere al POS i parziali della giornata, agendo sul pulsante mostrato in figura.

Conclusioni

Per qualunque dubbio o perplessità nella presente guida, potete contattare l'ufficio.

Procedura Operativa Gestione Promozione "Presenta un'amica 2011"

Insite, anche quest'anno, permette la gestione della promozione Presenta Un'Amica, aiutando l'operatore alla gestione delle tessere rilasciate ai clienti.
Di seguito vengono proposte le varie fasi da seguire per una corretta gestione della promozione.

Schema funzionamento Tessera

Aprire la Gestione Fiche

In Gestione Fiche, assicurarsi di
1) Aver visualizzato il pannello laterale "Scheda Cliente"
2) Aver selezionato correttamente il cliente
3) Aver mostrato il pannello "Tessere"

FASE 1: Creazione nuova tessera

Selezionare il pulsante "Nuova Tessera"

Creazione nuova tessera: Scelta della promozione da applicare

1) Selezionare la promozione "Presenta un'amica 2011"
Insite mostrerà un pannello riepilogativo con alcune informazioni relative alla promozione, quali la validità e il Codice Tessera.

Il Codice Tessera è un numero progressivo per Salone, necessario per una corretta identificazione della tessera rilasciata al cliente. E' ASSOLUTAMENTE FONDAMENTALE trascrivere tale codice nell'apposito spazio, di modo che sia possibile identificare la cliente collegata alla tessera rilasciata.

2) Premere il pulsante "Crea Tessera"

Creazione nuova tessera: Aggiunta tessera alla fiche (1)

Una volta creata la tessera è necessario aggiungerla in fiche.
Insite predispone direttamente la maschera di inserimento proponendo il Codice Tessera precedentemente generato e lasciando all'operatore la possibilità di selezionare l'operatore nella modalità consueta.

Creazione nuova tessera: Aggiunta tessera alla fiche (2)

L'aggiunta della tessera viene presentata mostrando il codice tessera e la descrizione della promozione.

Creazione nuova tessera: Inserimento Fiche e Chiusura

Continuare come di consueto nell'inserimento della fiche e della chiusura della stessa.

FASE 2: Utilizzo della tessera dall'Amica: Inserimento Tessera

Nel momento in cui si presenta l'Amica, consegnerà la tessera all'operatore di Cassa che provvederà ad inserirla in fiche.

1) Selezionare il pannello "Tessere" in Gestione Fiche
2) Inserire il codice della tessera ed aggiungerla in fiche.

Utilizzo della tessera dall'Amica: Chiusura Fiche

Inserire tutti i dettagli fiche e chiuderla come di consueto.

Utilizzo della tessera da parte del Cliente iniziale

Nel momento in cui la Cliente Iniziale - ossia quella cliente a cui era stata consegnata la tessera inizialmente - entra in salone, viene mostrato un pannello (1) indicante l'esistenza di tessere attive.
E' possibile vedere lo storico della tessera nel pannello al punto (2).

FASE 3: Utilizzo della tessera da parte del Cliente iniziale: Aggiunta Tessera e Chiusura Fiche

Inserire la tessera del cliente come già descritto prima, aggiungere gli altri servizi in fiche e procedere alla chiusura come di consueto.

NB: Non è necessario cercare la tessera nella lista. Insite automaticamente seleziona la tessera del cliente se questa è attiva.

Condizioni di errore

Insite non permette l'utilizzo della tessera se non si trova nello stato corretto.

1) La promozione è valida solo per i nuovi clienti
2) La tessera è stata usata dall'amica e quindi può essere usata solo dall'intestatario
3) La tessera è stata consegnata alla cliente inziale e quindi può essere usata solo dall'amica

Conclusioni

Per qualunque dubbio o perplessità nella presente guida, potete contattare l'ufficio.

Cambio Ora Legale 2011 - Passaggio a Ora Solare

La notte fra sabato 29 e domenica 30 ottobre sposteremo le lancette dei nostri orologi un'ora indietro. L'ora legale lascia il posto a quella solare che resterà in vigore fino al 25 marzo 2012.
Ricordiamo di controllare la data del proprio computer PRIMA di stampare la prima ricevuta/scontrino del giorno.
Seguono le varie procedure da seguire per controllare ed eventualmente modificare l'orario:
1) Installazioni con stampante per ricevute EPSON: solo modifica orario Windows
2) Installazioni con stampante fiscale Olivetti PRT100FX o PRT200FX: modifica orario Windows + modifica automatica con Insite
3) Installazioni con rilevatore badge SAFESCAN: modifica orario Windows + forzatura aggiornamento timbrature

TUTTE LE INSTALLAZIONI: Come controllare la data del sistema

La data e l'orario del proprio PC si trova nell'angolo in basso a destra dello schermo. Normalmente l'orario viene aggiornato in automatico, ma è possibile che alcune installazioni non lo prevedano.
Consigliamo quindi di verificare che l'ora sia aggiornata.

Come modificare l'orario del sistema

1) Eseguire il doppio click con il mouse sull'orologio. Apparirà il pannello di configurazione come mostrato qui sotto.

Cambio orario dal pannello di Windows

Modificare l'orario (1) e premere il pulsante OK (2)
Avrete così modificato l'ora di Windows.

Olivetti PRT FX: Come modificare l'orario sulla stampante fiscale

E' assolutamente importante modificare l'orario della stampante fiscale PRIMA della stampa del primo scontrino, pena l'IMPOSSIBILITA' della modifica fino al giorno successivo.
Insite provvede automaticamente al cambio, mostrando il pannello dopo il login.
La procedura prevede semplicemente la conferma dell'operazione.

Olivetti PRT FX: Conferma modifica

Insite ricontrolla l'ora e mostra il pannello qui indicato se la modifica avviene con successo.

Olivetti PRT FX: Come verificare l'orario

Ricordiamo che Insite controlla l'ora e la data della stampante fiscale a ogni avvio. La data corrente è visibile in basso a sinistra dopo il login.

SAFESCAN: Controllare e modificare l'orario della timbratrice

Insite provvede a modificare in automatico, SENZA ALCUN INTERVENTO da parte dell'operatore, dell'orario della timbratrice Safescan. E' necessario però forzare l'aggiornamento delle timbrature agendo sul pulsante (1): in caso contrario la modifica verrà inviata solo al primo scarico delle timbrature (circa ogni 30 minuti).
Ricordo che la timbratrice non mostra immediatamente sul display la modifica dell'ora, ma bisogna attendere almeno 1 minuto prima che il pannello si aggiorni.

Conclusioni

La modifica degli orari non è così complicata come può sembrare. Nel caso l'ufficio è a disposizione per ogni problematica.

Modifiche alla maschera "Gestione Cassa"

E' stata attivata una nuova modalità di visualizzazione dei dati nella gestione Cassa.
Praticamente la lista dei campi viene dimezzata, permettendo di visualizzare sullo schermo i dati di maggior interesse.
In ogni caso è possibile mostrare anche gli altri campi agendo sul puntante "Attiva Visualizzazione Semplice".

Dove si trova il pulsante?

Il pulsante "Attiva Visualizzazione Semplice" si trova nella barra in alto (cerchiata nello screenshot). Normalmente si trova nello stato "abilitato", visualizzando i dati riassunti della giornata.

Effetto della Visualizzazione Semplice

I dati visualizzati sono:
- Ricevuta Dalla/Alla
- Numero e totale Storni
- Totale ricevute
- Totale per Servizi/Prodotti
- Incasso POS
- Incasso Contatnti
- Uscite di cassa e residuo cassa

Ritorno alla visualizzazione classica

Ripremendo il pulsante "Attiva Visualizzazione Semplice" la schermata presenta tutti i dati come di consueto.

Stampa del Preconto

Insite permette la stampa del preconto solo sulle installazioni che prevedono una stampante fiscale Olivetti o una stampante per fiche (come la Epson TM series).

Come stampare il preconto

1) Premere il pulsante Chiudi Fiche vicino alla freccia verso il basso

1) Selezionare Stampa Preconto

Finito!

Verrà stampata sulla stampante delle fiche il preconto, che, ricordiamo, non ha alcuna valenza fiscale.

Stampare una fattura in Insite

Dalla versione 1.6.20110910 è possibile produrre con Insite la stampa della fattura.
Ecco i passaggi necessari per stampare una fattura:

1. Pannello Chiusura Fiche

1) Selezionare la modalità di pagamento
2) Premere il pulsante "Stampa" nella posizione indicata dal riquadro

2. Selezionare "Stampa Fattura"

1) Selezionare la voce "Stampa Fattura"

3. Pannello Fattura

1) Inserire il numero documento.
NB: Il numero documento è un progressivo a livello azienda e non di salone. Chiedere al proprio riferimento amministrativo per maggiori dettagli.
2) Inserire la data fattura (automaticamente è la data della fiche).
3) Inserire l'intestazione della fattura.
NB: I dati sono automaticamente inseriti in base alle impostazioni predefinite
4) Inserire il destinatario della fattura.
NB: I dati sono prelevati dall'anagrafica cliente
5) Inserire l'eventuale recapito di spedizione della fattura
6) Inserire il tipo di pagamento
7) Inserire le righe di riferimento da visualizzare in fondo alla fattura
NB: i dati sono automaticamente inseriti in base alle impostazioni predefinite

4. Premere il pulsante "Registra e Stampa"

Alla pressione del pulsante "Registra e Stampa", verranno stampate 2 copie (una per il cliente ed una da inviare al vostro riferimento amministrativo).
Successivamente verrà chiusa la fiche.
Non verrà stampato alcuno scontrino/ricevuta, essendo già stata prodotta la fattura.
Si ricorda che nel registro dei corrispettivi vanno inseriti i totali delle fatture nell'apposito rigo (scorporati da quelli generati dagli scontrini/ricevute fiscali).