Riattivare il collegamento remoto

Insite utilizza il programma Logmein Hamachi per garantire una rete protetta tra i saloni, utile per fornire teleassistenza ai propri operatore. Può capitare che il collegamento remoto con il server Insite si disattivi: in questa guida spieghiamo come riattivarlo manualmente.

1a. Modalità di riattivazione con il programma Hamachi già avviato

Identificare l'icona di Hamachi nella barra presente vicino all'orologio, presente nel desktop in basso a destra, e fare doppio click. Si aprirà in questo modo la schermata presente nel successivo step.
Se l'icona non è presente, passare al passo 2.

1b. Seleziona il pulsante di attivazione

Se lo stato è "OFFLINE", è necessario premere il pulsante di avvio (nella figura contrassegnato con il numero 1). In questo modo si riattiverà la connessione con gli altri pc.
E' possibile chiudere la finestra, la connessione rimarrà attiva.

2a. Riapertura del programma - Windows Vista e Seven

Nel caso in cui l'icona non sia attiva, è necessario procedere alla riapertura del programma di connessione.
Per farlo è sufficiente cercare il programma nel menu START di Windows e attenderne il caricamento.

2b. Riapertura del programma - Windows XP

Nel caso in cui l'icona non sia attiva, è necessario procedere alla riapertura del programma di connessione.
Per farlo è sufficiente cercare il programma nel menu START di Windows e attenderne il caricamento.

3. Anomalia di connessione

Se all'apertura del programma appare questo messaggio, è necessario riavviare il pc.

Come usare la funzione di segnalazione automatica della richiesta di aggiornamento scheda tecnica

All'interno di alcuni saloni capita che spesso le schede tecniche risultino non aggiornate: per questo motivo, abbiamo aggiunto in Insite un comodo reminder per informare l'operatore di cassa della necessità di visionare ed eventualmente aggiornare le schede tecniche dei clienti.
La procedura verifica se all'interno delle fiches emesse sono presenti determinati servizi per i quali è stato richiesto l'obbligo di aggiornamento delle schede: ricordiamo che la lista è completamente configurabile ed è gestita dai vostri operatori di sede.

Reminder delle schede da aggiornare

Il numero delle schede tecniche da aggiornare è visibile nella barra di selezione delle funzioni, presente a sinistra in Insite.
Nell'immagine riportata sono presenti 9 (punto 1) schede da aggiornare. Agendo sulla voce "Schede Tecniche" (punto 2) si apre il pannello di visualizzazione delle schede tecniche da aggiornare.

Pannello visualizzazione schede tecniche

Tramite questo pannello è possibile visionare tutti i clienti per quali è necessario l'aggiornamento delle schede tecniche. L'operatore di cassa, selezionando il cliente, ha così la possibilità di inserire o modificare le schede tecniche secondo la modalità già in uso in Insite. Una volta inserita o modificata la scheda tecnica, la segnalazione riferita al cliente sparirà.

Eliminazione notifica per singolo cliente

E' possibile, agendo sul pulsante X, eliminare manualmente la segnalazione per il cliente selezionato senza dover aggiornare la scheda tecnica.

Eliminazione di tutte le notifiche

Agendo sul pulsante in figura è possibile eliminare tutte le notifiche fin'ora generate. Questo vi permette di "pulire" la lista da tutte le segnalazioni.

Visualizzare le schede tecniche di tutti i clienti in un intervallo di date

E' possibile richiedere la visualizzazione di tutti i clienti entro uno specifico range di date agendo sul filtro in figura. Il filtro agisce su un range di date e permette eventualmente la visualizzazione di tutti i clienti passati deselezionando la casella "Solo Clienti Da Aggiornare". Per visualizzare la lista in base ai parametri inseriti è necessario premere il pulsante "Aggiorna Lista".

Pulsanti aggiuntivi

Agendo sui pulsanti presenti in figura, è possibile aprire la scheda del cliente selezionato o stampare la scheda tecnica selezionata.

Controllo Automatico Fiches

Con Insite è possibile attivare il controllo automatico delle fiches: tramite questo meccanismo, prima della stampa dello scontrino o della ricevuta fiscale, Insite controllerà la presenza di anomalie secondo le regole che avete impostato. Nel caso vengano trovate informerà l'operatore di cassa dell'impossibilità di chiudere la fiches.
Le regole vengono impostate centralmente e sono valide per i saloni che selezionate.

Come impostarle

Selezionare (1) Marketing e (2) Controlli automatici fiches dal pannello a sinistra.

Pannello Controlli Fiches

Apparirà il pannello di visualizzazione dei controlli fiches. Sono visibili le seguenti sezioni:
1) Elenco Controlli
2) Informazioni generali sul controllo selezionato
3) Data di attivazione ed eventuale data di fine controllo
4) Saloni abilitati.

Per ciascun controllo è obbligatorio inserire il nome e il messaggio da visualizzare all'utente: il controllo può essere bloccante (viene inibita la chiusura della fiches) o solo informativo.

Come impostare le regole

Tramite i pulsanti presenti in alto è possibile impostare:
1) Le regole di convalida della fiches
2) Gli eventuali servizi da mostrare all'operatore per semplificare l'operazione di sistemazione della fiches

1) Regole di convalida

Le regole di convalida vanno inserire tramite l'apposita maschera.
E' possibile inserire infinite combinazioni di servizi per regola: i servizi sono selezionabili come "Presenti", "Assenti" o ininfluenti.
Nell'esempio sopra riportato, l'anomalia viene mostrata nel caso in cui sia presente il servizio piega ma assente almeno un servizio trattamento.

2) Suggerimenti all'operatore

Nel caso venga rilevata l'anomalia, oltre al messaggio, è possibile suggerire all'operatore i servizi necessari per risolvere l'anomalia.

Pannello Mostra Anomalia

Durante l'operazione di chiusura fiches, Insite provvederà a controllare la fiches in base alle regole preimpostate.
In questo caso è stata inserita una fiches con solo servizio piega.

Conclusioni

Tramite il controllo fiches è possibile ovviare ai banali errori di inserimento dei dati, con il grosso benificio di recuperare possibili mancati incassi e migliorare l'operatività degli operatori di cassa.

Duplicazione Fiches Stornata

Dalla prossima versione è possibile effettuare la duplicazione di una fiche già stornata.

Come effettuare la duplicazione

Una volta effettuato lo storno di una fiches, il pulsante "Storna" viene automaticamente modificato in "Duplica Fiche".

Conferma duplicazione

Alla pressione del pulsante viene richiesta la conferma dell'operazione.

Finito!

Insite provvede alla creazione in automatico di una nuova fiche ed alla duplicazione dei dati. La nuova fiche rimane selezionata ed in stato aperto, quindi successivamente è possibile modificarla, chiuderla o eventualmente cancellarla.

Modifiche Collegamento Insite-POS

Grazie alle operazioni di test effettuate dai saloni JLD di Bergamo e Curno, nella prossima versione troverete delle modifiche che qui vi spiego.
Vi ricordo che gli aggiornamenti di Insite vengono inviati solo i Lunedì, Martedì o Mercoledì e mai negli altri giorni (salvo casi eccezionali).

1. Effettuare la chiusura del POS anche per gli utenti non abilitati alla chiusura cassa

La chiusura del POS è attualmente possibile solo dalla maschera di chiusura cassa. Così, nel caso in cui il personale presente la sera non abbia abilitato tale funzione, si ritrova nell'impossibilità di poter effettuare la chiusura del pos, obbligatoria almeno una volta al giorno. Ovviamente è sempre possibile chiudere manualmente il pos agendo sul tastierino, ma così facendo, Insite non ha più la possibilità di controllare anche tale operazione.
Per questo motivo è stata introdotta una nuova modalità di accesso alla chiusura cassa che prevede la possibilità di inibire la visualizzazione dello storico incassi: viene mostrata difatti soltanto la giornata corrente.
La corretta abilitazione può essere fatta solo da personale di sede. Vi preghiamo di specificarci se e a quali utenti vorreste abilitata tale funzionalità commentando la pagina o inviando una email al responsabile.

2. Impostare il POS perché si chiuda automaticamente a mezzanotte nel caso di mancata chiusura

Questa possibilità prevede la configurazione del POS in modo tale che la chiusura sia fatta in automatico nel caso mancasse. Abbiamo richiesto la fattibilità di tale soluzione direttamente a KeyClient, dal momento che è attiva nei POS Setefi, ed alcuni saloni facevano affidamento su tale funzionalità.
E' ovvio che tale configurazione deve essere intesa come ultima chanches, dal momento che rimane necessario chiudere il POS tramite Insite.
La procedura dovrà essere fatta da personale specializzato e viene fatta solo su richiesta.

3. Inibita la stampa automatica dei totali parziali durante il "cassa turno"

Insite prevede attualmente che i totali parziali richiesti al POS durante l'inserimento della riga di passaggio cassa venissero stampati su rotolo.
Nella prossima versione verrà inibita tale funzione, dal momento che alcuni operatori confondevano tale informazione con lo scontrino di chiusura finale. E' capitato, quindi, che la chiusura finale non venisse fatta perché si pensava che fosse stata già fatta in Insite, mentre Insite richiedeva solo i parziali e non la chiusura della giornata.
E' comunque possibile richiedere la stampa cartecea del totale parziale agendo sul pulsante mostrato in figura.

4. Aggiunta possibilità di filtrare le fiches con pagamento elettronico in Gestione Fiches

Nella visualizzazione "Fiches Chiuse", agendo sulla voce "Solo Pagamenti Elettronici", sarà possibile mostrare solo le ricevute/scontrini chiusi con pagamento POS, semplificando un eventuale confronto a mano delle ricevute cartacee del POS (quelle firmate dal cliente, per intenderci).

Conclusione

Ringrazio i saloni di Bergamo e Curno per i suggerimenti che ci permettono di fare di Insite un programma per semplificare il vostro lavoro. Nel caso abbiate altri suggerimenti, potete commentare questa pagina o inviare una mail al vostro referente.

Collegamento diretto con il POS

Insite nelle installazioni con il pos Ingenico ICT220 ethernet, permette il collegamento diretto con il POS (in gergo si chiama EFT/POS, electronic funds transfer at point of sale, ossia trasferimento fonti elettronici nel punto vendita).
Significa che è possibile far avviare automaticamente una transazione POS direttamente da Insite, senza, quindi, dover obbligare l'operatore di cassa ad inserire il totale transazione (esattamente come succede nei supermercati, per intenderci).
Questo meccanismo permette di ovviare agli errori di battitura e garantisce un maggior controllo sul corretto utilizzo del POS.
C'è anche un, seppur marginale, risparmio sui rotoli, dal momento che, se la stampante fiscale lo permette, la ricevuta del pos appare in coda allo scontrino.

Come avviare una transazione POS

Niente di più semplice!
E' sufficiente selezionare la modalità di pagamento che prevede tale possibilità, nell'esempio BANCOMAT o CARTA DI CREDITO.

Pannello Comunicazione con il POS

La transazione parte automaticamente.
Verrà chiesto all'operatore di inserire la carta elettronica nell'apparato e di confermare l'operazione premendo il pulsante VERDE. Successivamente il cliente potrà inserire, nel caso di bancomat, il pin tramite la pin-pad.
A transazione eseguita verrà stampato lo scontrino/ricevuta. Nel caso di problemi (ad esempio, plafond insufficiente o carta bloccata) viene mostrato a video il messaggio.

Annullare l'Operazione

E' possibile annullare l'operazione di pagamento se il cliente non ha ancora inserito il PIN oppure non si è dato conferma tramite il tasto verde.
Per annullare la transazione è OBBLIGATORIO premere il pulsante ROSSO sulla tastiera del POS.
Può capitare che la transazione non si annulli in tempi brevi: il tal caso è possibile premere il pulsante ANNULLA presente nel pannello.
NB: questa è una procedura di emergenza, utilizzarla quando la procedura standard non consente di bloccare la transazione.

Storno Operazione

L'operazione di storno POS è possibile SOLO con l'ultima transazione.
Avviare lo storno come di consueto: verrà mostrato il pannello "Comunicazione con il pos.." indicante l'attività "Storno operazione".
L'operatore di cassa dovrà inserire OBBLIGATORIAMENTE la carta del cliente e confermare l'operazione. Nel caso di bancomat non è necessario reinserire il PIN.

Chiusura Serale

La sera è OBBLIGATORIO procedere alla chiusura del POS.
La chiusura viene effettuata agendo sul pulsante "Chiudi POS" nella maschera "Giornale di Cassa".

Richiesta Parziali Giornata

E' possibile in ogni momento richiedere al POS i parziali della giornata, agendo sul pulsante mostrato in figura.

Conclusioni

Per qualunque dubbio o perplessità nella presente guida, potete contattare l'ufficio.